Der Jahresabschluss ist von sämtlichen gesetzlichen Vertretern zu unterzeichnen (vgl. § 222 Abs 1 UGB) und in Papierform aufzubewahren. Dies bedeutet, dass auch bei Einzelvertretungsbefugnis sämtliche Geschäftsführer den Jahresabschluss unterzeichnen müssen.

Beim Dokumentanhang Jahresabschluss sind bei den Unterzeichnenden dementsprechend die Daten einzugeben:

•Zuname und mindestens ein Vorname und das Geburtsdatum und optional die Personenkennung und das

•Datum der Unterfertigung, dies ist maßgebend dafür, ob die richtige Person als GeschäftsführerIn/Vorstand etc. unterschrieben hat.

 

 

Wird nur der Auszug aus der Bilanz und der offenzulegende Anhang übermittelt (kleine GmbH bzw. GmbH & Co KG), muss dieser Auszug nur von den gesetzlichen Vertretern in vertretungsbefugter Anzahl (etwa durch einen Geschäftsführer bei Einzelvertretungsbefugnis) unterzeichnet sein.

 

Erfolgt die Übermittlung durch den Rechtsträger (die Kanzlei übermittelt für sich selbst) selbst ist folgendes zu beachten:

•Verfügt die Gesellschaft über eine einzige gesetzliche Vertreterin (hat eine GmbH etwa eine einzige Geschäftsführerin), so hat diese den Jahresabschluss in der Papierform zu unterfertigen und kann diesen elektronisch übermitteln.

•Hat eine Gesellschaft mehrere gesetzliche Vertreter, so ist - außer im Fall einer Alleinvertretungsbefugnis (Einzelgeschäftsführung) des Einbringers- zur Übermittlung (Einreichung des Jahresabschlusses) eine Ermächtigung der übrigen gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft erforderlich. Der Einbringer hat im Datensatz "Unterzeichnende" den Familiennamen, mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen derjenigen Personen anzugeben, die den Jahresabschluss im Original nach § 222 Abs 1 UGB unterfertigt haben. Überdies ist das Geburtsdatum, das Datum der Unterschrift und (optional) die Personenkennung der betreffenden Personen anzuführen.

•Außerdem ist es erforderlich, dass ein Bestätigungsvermerk als weitere PDF-Urkunde der Übermittlung des Jahresabschlusses mitgesendet wird. In diesem Bestätigungsvermerk bestätigt der Einbringer, dass

1.er der einzige Vertreter der Gesellschaft ist und ihm ein von sämtlichen gesetzlichen Vertretern der Gesellschaft eigenhändig unterfertigter JAb vorliegt, und die entsprechenden Daten diesem entsprechen, oder

2.er für die Gesellschaft einzelvertretungsbefugt ist und ihm ein von sämtlichen gesetzlichen Vertretern der Gesellschaft eigenhändig unterfertigter JAb vorliegt und dass die übermittelten Daten diesem entsprechen, oder

3.er einer der gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft ist, er von den gesetzlichen Vertretern ermächtigt wurde und ihm ein von sämtlichen gesetzlichen Vertretern der Gesellschaft eigenhändig unterfertigter JAb vorliegt und dass die übermittelten Daten diesem entsprechen.