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Für Einzelabfragen aus dem Firmenbuch mittels automationsunterstützter Datenübermittlung ist gemäß § 34 FBG jedermann nach Maßgabe der technischen und personellen Möglichkeiten befugt.
Weitere Vorschriften bestehen nicht, es wird lediglich ein Zugang über eine der vom Bundesministerium für Justiz mit der Abwicklung der Abfrage eingerichteten Verrechnungsstellen benötigt.
Die so abgefragten Daten sind immer am letzten Stand, authentisch, darauf kann im Sinne des § 15 UGB vertraut werden.
Ist die Firmenbuchnummer nicht bekannt, kann diese über den Namen des Rechtsträgers (Firmensuche) oder über den Namen einer Person (Personensuche), die im gesuchten Rechtsträger eine Funktion ausübt, abgefragt werden.
Als Suchbegriff kann auch die früher im Handels- oder Genossenschaftsregister verwendete HRA/HRB/GEN-Nummer herangezogen werden.