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Grundsätzlich sind  alle Urkunden in ein Archiv einzustellen und elektronisch zu archivieren. Dies gilt sowohl für die Eintragungsurkunden, als auch die Bewilligungsurkunden.

Werden mit einer Eingabe mehrere Urkunden vorgelegt, so sind diese als getrennte Anhänge zu übermitteln. Gemäß § 5 Abs. 1 ERV-Verordnung können Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Selbstberechnungserklärungen und nunmehr auch Standesurkunden in einem Anhang zusammengefasst werden (als „Bewilligungsurkunden“). Ob diese Bestimmung dahingehend ausgelegt wird, dass alle diese zuvor genannten Bewilligungsurkunden als eine Urkunde archiviert werden können oder aber nur die einzelnen Urkundenarten untereinander (bei mehreren Verkäufern und Käufern mehrere Selbstberechnungserklärungen), ist vom Rechtspfleger abhängig. Unabhängig von der Auslegung der Bestimmung durch den Rechtspfleger ist jedoch etwa der Beschied einer Behörde als weitere Bewilligungsurkunde nicht gemeinsam mit den oben erwähnten Dokumenten zu archivieren.

 

Einzige Ausnahme von der Archivierung bilden noch umfangreiche Parifizierungsgutachten. Diese können noch auf Papier dem Gericht vorgelegt werden.

Die Rangordnungsbeschlüsse bilden insofern eine weitere Ausnahme, dass sie als Inhaberpapier  im Original innerhalb einer Woche dem Gericht übermittelt werden müssen.

 

In der Eingabe sind auch die Beilageneigenschaften (Urkundenart, Datum der Errichtung, Name, Bezeichnung der Behörde, Aktenzeichen sowie allfällige weitere Anmerkungen zur Beilage), die eine eindeutige Unterscheidbarkeit der Urkunde ermöglichen, anzugeben.