Im Grundbuchverfahren wird grundsätzlich zwischen Eintragungsurkunden und Bewilligungsurkunden unterschieden. Eintragungsurkunden sind alle Urkunden, die Grundlage für eine Eintragung sind (etwa der Kaufvertrag, Pfandbestellungsurkunde) und Bewilligungsurkunden sind Urkunden, die nur zusätzlich für die Bewilligung der Eintragung benötigt werden (etwa Unbedenklichkeitsbescheinigung, Standesurkunden).
In der Urkundenliste müssen alle Urkunden, sowohl Eintragungs- als auch Bewilligungsurkunden, erfasst werden.
Urkunden können einerseits durch Referenz auf ein Urkundenarchiv (Archivium, CyberDOC, etc.) und andererseits als PDF-Anhang in die Urkundenliste übernommen werden.